Beste leden VOFMB,

Met ingang van 25 mei 2018 zijn ook wij als vereniging verplicht om aan de in Europa geldende wetgeving omtrent privacy te voldoen.
Deze wet regelt de registratie en bescherming van persoonsgegevens en heet afgekort AVG / GDPR .
(Algemene Verordening Gegevensbescherming / General Data Protection Regulation) .

Concreet betekent het dat de vereniging die persoonsgegevens, welke noodzakelijk zijn voor het aangaan van een lidmaatschap, veilig bewaard en ten alle tijde inzichtelijk moet kunnen maken wat er van het lid wordt geregistreerd.
Ook moet de vereniging kenbaar maken welke gegevens met welk doel worden gedeeld. De leden moeten zich hiervan op de hoogte kunnen stellen en worden geacht deze maatregelen te kennen en het er mee eens te zijn bij het aangaan van het lidmaatschap.

De vereniging:
dient zorgvuldig en conform dit document te handelen.
De persoonlijke gegevens worden:

– niet openbaar gepubliceerd of anderszins buiten de vereniging openbaar gemaakt;
– bewaard en beheerd door de ledenadministratie, in ons geval het secretariaat;
– niet langer dan noodzakelijk bewaard, maar zeker zolang het lidmaatschap van het individu loopt;
– alleen gepubliceerd en dus openbaar gemaakt met schriftelijke toestemming van herkenbare betrokkenen.

Communicatie:
– de communicatie kanalen binnen de vereniging zijn de gebruikelijke e-mailadres, telefoon en de hieronder beschreven rubrieken.

Lidmaatschap:
door het aangaan van een lidmaatschap van de “Vrije Osse Fotoclub Met Body” geldt het volgende:
– het lid heeft vooraf kennis genomen of wordt geacht hiervan kennis te hebben genomen van ons “Privacybeleid”;
– door het aangaan van het lidmaatschap gaat het lid akkoord met de voor de vereniging benodigde gegevens;
– de geregistreerde gegevens worden uitsluitend gebruikt ten dienste van de administratie van de vereniging;
– de verstrekte gegevens worden uitsluitend gebruikt voor interne doeleinden en communicatie binnen de vereniging;
– de gegevens worden niet extern gedeeld tenzij dit wettelijk/juridisch noodzakelijk is;

– verder worden de gegevens gedeeld binnen de vereniging om een volwaardig lidmaatschap te realiseren;
– extern delen van gegevens geschiedt uitsluitend door het registreren op en het gebruik van de website;

– het lid heeft ten alle tijde recht op inzage in de geregistreerde gegevens;
– bij beëindiging van het lidmaatschap worden de door het lid verstrekte gegevens en foto’s verwijderd.

Het bestuur:
ziet toe op naleving van dit document:
– neemt haar verantwoordelijkheid en zal sanctioneren bij het niet nakomen hiervan;
– is niet hoofdelijk aansprakelijk voor het niet nakomen door leden m.b.t. toestemming van geportretteerde;
– het bestuur is ook niet aansprakelijk door misbruik van gegevens na een hack van de website;
– het bestuur zal er alles aan doen om de risico’s tot het misbruik van de gegevens tot nul te reduceren;
– het bestuur spreekt de websitebouwer en het hosting bedrijf aan op hun wettelijke verantwoordelijkheden;
– de websitebouwer en hosting bedrijf informeren het bestuur tijdig op risico’s aangaande de veiligheid.

Welke gegevens worden door wie opgevraagd en bewaard?

Secretariaat:
gegevens van de leden bevatten voor het secretariaat:
– volledige naam; mobiele telefoonnummer; e-mailadres; volledig adres met postcode en woonplaats; geboortedatum;
– het secretariaat deelt de naam en e-mailadres van het lid met de penningmeester voor het innen van contributie e.d.;
– het secretariaat deelt de naam en e-mailadres van het lid met de verantwoordelijke binnen de Activiteiten Commissie;
– het secretariaat deelt de naam, e-mailadres en mobiel telefoonnummer met alle leden voor de onderlinge communicatie;
– het secretariaat voegt een lid toe aan de WhatsApp groep(en) van de fotoclub
     (of geeft de opdracht daartoe aan een door het bestuur bevoegd functionaris/lid)
– het secretariaat voegt een lid toe aan de Social Media kanalen van de fotoclub
     (of geeft de opdracht daartoe aan een door het bestuur bevoegd functionaris/lid)
– het secretariaat vraagt het lid naar de gebruikte apparatuur ter algemene informatie.

Penningmeester:
gegevens van de leden t.b.v. het innen van contributie e.d. bevatten voor de penningmeester:
– het secretariaat deelt de naam en e-mailadres van het lid met de penningmeester;
– de gegevens van leden (zoals bankrekeningnummer) worden niet gedeeld en zolang bewaard als noodzakelijk.

Activiteiten Commissie:
een bestuurslid beheerd de gegevens van het lid voor het delen van activiteiteninformatie;
– het secretariaat deelt de naam, e-mailadres en mobiel nummer van het lid met het bestuurslid binnen de Activiteiten Commissie;
– tijdens fotobespreking worden uitsluitend aangeleverde foto’s besproken waarvan de maker aanwezig is;
– de fotograaf is zelf verantwoordelijk voor, indien nodig, toestemming van vertoning van de ingeleverde foto;
– de Activiteiten Commissie informeert bij de fotograaf naar de verstrekte toestemming voor plaatsing op de website.

Leden:
met de leden worden ten behoeve van de onderlinge communicatie de volgende gegevens gedeeld:
– volledige naam; mobiele telefoonnummer; e-mailadres;
– leden gebruiken de genoemde gegevens uitsluiten om met elkaar in contact te komen;
– elk lid heeft een pagina op de website van de vereniging waarop door het lid aangeleverde informatie en foto’s staan;
– de leden zijn zelf verantwoordelijk voor toestemming van geportretteerden welke zij op hun pagina laten plaatsen.

Website:
Voor wat betreft het gebruik van onze website en ledenpagina geldt het volgende:
– op de website worden alleen de naam en een profielfoto van leden vanuit de vereniging geplaatst;
– leden hebben door hun lidmaatschap toestemming gegeven tot het plaatsen van door hen aangeleverde gegevens;
– op de ledenpagina hebben de leden een plaats waar zij zich kunnen presenteren met een stukje tekst eventueel aangevuld met eigen werk/foto’s;
– na een thema activiteit leveren leden foto’s aan voor bespreking en gaan daarmee akkoord met plaatsing op de website;
– leden dragen zelf zorg voor toestemming tot het tonen van herkenbaar geportretteerden op geplaatste foto’s;
– de vereniging is niet verantwoordelijk en/of aansprakelijk voor het door de leden aangeleverde werk inzake de toestemming van de geportretteerden.

WhatsApp:
Voor het gebruik hiervan delen we de mobiele nummers onder de leden om binnen de vereniging met elkaar te kunnen communiceren / af te kunnen spreken;
– vanuit het secretariaat word de naam en het mobiele nummer van het lid toegevoegd aan de WhatsApp groep;
– bij beëindiging van het lidmaatschap wordt het lid uit de groep verwijderd.

Social Media 1.
De vereniging faciliteert een “geheime pagina” VOFMB (leden) op Facebook:
– de geheime Facebook pagina is bij normale werking uitsluiten toegankelijk voor toegelaten leden;
– vanuit het secretariaat wordt het lid uitgenodigd voor aansluiting bij de “geheime” Facebook pagina;
– leden gebruiken deze media om eigen werk met elkaar te delen en te bespreken;
– leden hebben toestemming van de herkenbaar geportretteerde(n) als zij daarvan foto’s op deze pagina presenteren;
– de vereniging is op geen enkele wijze verantwoordelijk voor de getoonde foto’s;
– de vereniging is op geen enkele wijze verantwoordelijk voor het verzamelen van gegevens door Facebook;
– de vereniging verwijst m.b.t. de AVG/GDPR naar de voorwaarden van o.a. Facebook en Google.

Social Media 2:
De vereniging faciliteert een “besloten pagina”, “Vrije Osse Fotoclub Met Body”, op Facebook:
– vrienden zijn zij die fotografische affiniteit hebben en door de beheerder/moderator zijn toegelaten;
– deze vrienden hoeven geen lid te zijn van de vereniging en hebben behalve hun naam, niet verplicht verdere gegevens te verstrekken;
– de vereniging is op geen enkele wijze verantwoordelijk voor de getoonde foto’s;
– de vereniging is op geen enkele wijze verantwoordelijk voor het verzamelen van gegevens door o.a. Facebook, Google en/of andere partijen;
– de vereniging verwijst m.b.t. de AVG/GDPR naar de voorwaarden van o.a. Facebook en Google.

Inbreuk op deze regeling:
Als je de indruk hebt dat je gegevens niet goed beveiligd zijn, er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien je meer informatie wenst over de beveiliging van door VOFMB verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact met het secretariaat van de VOFMB; via secretaris@vofmb.nl .

https://vofmb.nl is de website van “Vrije Osse Fotoclub Met Body”.